Anwendungsbeispiele

Hinweis: Jede Hochschule kann eigene Anwendungsfälle priorisieren – die genannten Beispiele dienen der Veranschaulichung möglicher KI-Einsätze in der Verwaltung.

Textentwürfe und E-Mail-Assistenten

Generative KI kann Routinekorrespondenz deutlich erleichtern. Sie formuliert z.B. auf Basis kurzer Stichpunkte vollständige E-Mails oder Schreiben in professioneller Sprache. Dies spart Zeit bei der Erstellung von Bescheiden, Anschreiben oder Bestätigungen und sorgt für konsistente Formulierungen.

Dokumentenanalyse und Zusammenfassung:

KI-Tools können lange Texte oder Aktennotizen auf das Wesentliche komprimieren und Informationen schneller verfügbar machen. Ebenso können KI-Systeme eingescannte Vorlagen oder PDFs durchsuchen und Antworten auf spezifische Fragen extrahieren. Solche Funktionen beschleunigen die Vorgangsbearbeitung und entlasten Mitarbeitende bei der Informationsrecherche.

Automatisierte Formular- und Berichtserstellung

Standardisierte Dokumente – etwa Bescheide, Zertifikate oder Berichte – lassen sich mit KI-Unterstützung teilweise vorbefüllen oder vollständig generieren Ein Beispiel ist die Erstellung von Anrechnungsbescheiden: KI kann hier auf Basis vorhandener Modulbeschreibungen, Prüfungsordnungen und Vergleichsdaten erste Entwürfe erzeugen, die anschließend von Sachbearbeitenden geprüft und freigegeben werden.

Prozessautomatisierung und Assistenz

Über Chatbots und intelligente Assistenten können ganze Abläufe unterstützt werden – von der Terminvereinbarung bis zur Dateneingabe. KI-gestützte Assistenten zielen darauf ab, administrative Prozesse zu beschleunigen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden zu senken. Wichtig ist, dass KI dabei als Unterstützung dient: Sie erledigt Vorarbeiten, während die finale Kontrolle und Entscheidung bei den Verwaltungsmitarbeitenden bleibt.